Die E-Rechnung im Thünen-Institut
Das Thünen-Institut ist in der Lage, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Alles, was Sie für den elektronischen Rechnungsaustausch mit uns wissen müssen, ist nachfolgend beschrieben. Neuaufträge werden ab sofort auch mit dem entsprechenden Informationsmaterial versehen.
Ab dem 27. November 2020 wird die elektronische Rechnungsstellung für Rechnungssteller verpflichtend. Ausnahmen von der Verpflichtung (beispielsweise im Falle von Direktaufträgen bis 1.000 Euro ohne USt) sind in § 3 Abs.3 der E-Rechnungs-Verordnung (E-RechV) geregelt.
Wir bitten Sie, von den Möglichkeiten einer elektronischen Rechnungsstellung Gebrauch zu machen. Als Rechnungssteller profitieren Sie auch bereits vor der anstehenden Verpflichtung von den Vorteilen:
- Effizientere Arbeitsabläufe, kürzere Durchlaufzeiten, schnellere Rechnungsbegleichung
- Schneller und einfacher Zugriff auf Rechnungsdaten
- Ermöglichung einer digitalen, revisionssicheren Archivierung
- Kostenersparnis für Papier, Druck und Porto
Bei Fragen zur elektronischen Abrechnung Ihres bestehenden Auftrags mit dem Thünen-Institut, wenden Sie sich bitte stets an die im Auftragsdokument benannte Stelle.
Übermittlung von E-Rechnungen
Das Thünen-Institut empfängt elektronische Rechnungen über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE). Die ZRE erreichen Sie unter xrechnung.bund.de.
Inhalte einer E-Rechnung
Eine elektronische Rechnung hat gemäß § 5 E-RechV neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:
- Leitweg-Identifikationsnummer
- Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum
- Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
- De-Mail- bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
Angaben zu Rechnungsinhalten
Bitte beachten Sie beim elektronischen Rechnungsaustausch mit dem Thünen-Institut die folgenden Hinweise:
| Rechnungsbestandteil | Datenfeld Standard XRechnung | Angabe des Thünen-Instituts für Lieferanten |
|---|---|---|
| Leitweg Identifikations-nummer (Leitweg-ID) | „Käuferreferenz“ (BT-10) | „Es handelt sich um eine Pflichtangabe auf jeder Rechnung.“ „Bitte entnehmen Sie die zu verwendende Leitweg-ID stets dem Auftragsdokument, welches Ihnen im Zuge der Auftragsvergabe zugesendet wird.“ |
| Bestellnummer | „Bestellreferenz“ (BT-13) | „Bitte entnehmen Sie die zu verwendende Bestellreferenz stets dem Auftragsdokument, welches Ihnen im Zuge der Auftragsvergabe zugesendet wird. Ohne Angabe dieser Bestellreferenz kann die E-Rechnung durch das Thünen-Institut abgelehnt werden.“ |
Anforderungen an das Rechnungsformat
- Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z.B. ZUGFeRD ab Version 2.1.1 im Profil XRECHNUNG) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-RechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.
- Rechnungsformate, die nicht den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen, können nicht berücksichtigt werden.
- Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail versandt werden.
- Die maximal zulässige Größe einer Rechnung ist abhängig vom gewählten Übertragungskanal (bspw. 10 MB bei E-Mail-Anhängen oder 11 MB bei Anhängen in der Weberfassung). Bitte beachten Sie hierbei die Nutzungsbedingungen der Plattform. Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten. Änderungen an diesen Beschränkungen werden über die Rechnungseingangsplattform bekannt gegeben.
Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o.ä.).
Anforderungen an die Rechnungsübermittlung
- Zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen ist ausschließlich die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) zu nutzen, welche unter https://xrechnung.bund.de aufgerufen werden kann. Diese setzt eine vorherige Registrierung sowie eine Freischaltung der gewünschten Übertragungskanäle im Nutzerkonto voraus.
- Weitere Details sind den Nutzungsbedingungen der ZRE zu entnehmen.
Für Fragen bezüglich der Übermittlung elektronischer Rechnungen über die ZRE können Sie den zuständigen Support kontaktieren:
- Support-Hotline: Erreichbarkeit von Montag bis Freitag, 8:00 bis 16:00 Uhr unter der Telefonnummer: +49 228 99681-10101
- Support Postfach: Für schriftliche Anfragen können sich Nutzer der ZRE an sendersupport-xrechnung@bdr.de wenden
Rechnungssteller und Rechnungssender können sich bei Fragen zur ZRE an die dafür eingerichtete Support-Hotline wenden. Die Hotline ist von Montag bis Freitag in der Zeit von 8:00 bis 16:00 Uhr unter der Telefonnummer: +49 228 99681-10101 zu erreichen.
Weiterführende Informationen zur ZRE finden Sie in der Broschüre für Rechnungssteller, der Lieferanteninformation sowie auf der Informationsseite des Bundes www.e-rechnung-bund.de
Gesetzliche Grundlage
Die E-RechV des Bundes verpflichtet im Rahmen von öffentlichen Aufträgen die öffentliche Verwaltung zum Empfang von elektronischen Rechnungen sowie die Lieferanten und Dienstleister des Bundes zum Versand von elektronischen Rechnungen. Dabei regelt die E-RechV sowohl die Fristen, die Übertragungswege, Datenstandard sowie Ausnahmen des elektronischen Rechnungsaustauschs.
Grundsätzlich gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund ab dem 27.11.2020. Die Ausnahmen werden in der Verordnung geregelt und sind wie folgt beschrieben:
- Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000 Euro gestellt werden
- Rechnungen, die den Ausnahmeregelungen nach § 8 oder § 9 E-RechV unterfallen (geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland)
- Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind
Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung kann sich eine Pflicht zur Einreichung von E-Rechnungen auch aus dem jeweilig zugrunde liegenden Auftrags-bzw. Vertragsverhältnis ergeben.
